บทที่ 5 การจัดการสารสนเทศ

บทที่ 5 การจัดการสารสนเทศ         

                การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การทำกิจกรรมหลัก ต่างๆ ในการจัดหา การจัดโครงสร้าง (organization) การควบคุม ผลิต การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์การทุกประเภทอย่างมีประสิทธิผล ซึ่งสารสนเทศในที่นี้หมายถึงสารสนเทศทุกประเภทที่มีคุณค่าไม่ว่าจะมีแหล่งกำเนิดจากภายในหรือภายนอกองค์การ สารสนเทศเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ และจำเป็นสำหรับการใช้งานด้านต่างๆอาจรวบรวมรายชื่อเพื่อน และเก็บข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับเพื่อนของนักศึกษาแล้วนำมาสรุปตามที่ต้องการ การจัดการสารสนเทศจึงรวมถึงขั้นตอนการดำเนินการตั้งแต่ขั้นเริ่มต้นจนได้มาซึ่งสารสนเทศ

                ประโยชน์ของสารสนเทศ
   1. ให้ความรู้ทำให้เกิดความคิดและความเข้าใจ
   2. ใช้ในการวางแผนการบริหารงาน
   3. ใช้ประกอบการตัดสินใจ
   4. ใช้ในการควบคุมสถานการณ์ หรือเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น
   5. เพื่อให้การบริหารงานมีระบบ ลดความซ้ำซ้อน

                แนวทางในการจัดทำระบบสารสนเทศ
   1. การเก็บรวบรวมข้อมูล
   2. การตรวจสอบข้อมูล
   3. การประมวลผล
   4. การจัดเก็บข้อมูล
   5. การวิเคราะห์
   6. การนำไปใช้

                 ในปัจจุบันสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินชีวิตประจำวันเป็นอย่างมาก    ไม่ว่าจะเป็นทางด้านการศึกษา  เศรษฐกิจ  สังคม  หรือแม้แต่การเมืองการปกครอง  ที่สารสนเทศเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้อง  ซึ่งอาจจะเรียกยุคนี้ว่าเป็น  ยุคสังคมสารสนเทศ  หรือ  Information Age Society  ที่ข้อมูลข่าวสาร  สารสนเทศเป็นหัวใจสำคัญในการพัฒนาให้มีความก้าวหน้าและพัฒนาประเทศ  ซึ่งมีเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพลังขับเคลื่อนหรือปัจจัยหลักที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางสังคมซึ่งทุกศาสตร์ทุกวงการ ปัจจุบันขอบเขตการทำงานของระบบสารสนเทศขยายตัวจากการรวบรวมข้อมูลที่มาจากภายในองค์การไปสู่การเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลจากสิ่งแวดล้อมภายนอก ทั้งจากภายในท้องถิ่น ประเทศ และระดับนานาชาติ ปัจจุบันธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีสาร สนเทศที่มีศักยภาพ สูงขึ้นเพื่อสร้าง MIS ให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่ม ขีดความสามารถของธุรกิจ และขีดความสามารถในการบริหารงานของผู้บริหารในยุคปัจจุบัน แต่ปัญหาที่น่าเป็นห่วงคือคน ส่วนใหญ่ยังไม่เข้าใจในศักยภาพและขอบเขตของการใช้งานระบบสารสนเทศ (MIS) นอกจากนี้บุคลากรบางส่วนที่ขาดความเข้าใจอย่างแท้จริงเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการใช้งานระบบสารสนเทศ ไม่ยอมเรียนรู้และเปิดรับการเปลี่ยนแปลง จึงให้ความสนใจหรือความสำคัญกับการปรับตัวเข้ากับ MIS น้อยกว่าที่ควร

                การจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ความต้องการที่จะปรับปรุงการจัดการสารสนเทศเป็นที่สนใจในหลายๆ องค์กร โดยอาจถูกผลักดันจากหลากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็น ความต้องการที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ การปรับปรุงเพื่อให้ถูกต้องตามกฎระเบียบที่วางไว้ รวมถึงความต้องการที่จะเปิดใช้บริการใหม่ๆ ในหลายกรณี การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การนำเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ เช่น ระบบจัดการเนื้อหาหรือเอกสาร ระบบคลังข้อมูล ระบบเว็บไซด์

                สรุป

สำหรับการจัดการสารสนเทศนั้นเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ สามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีขั้นตอนการจัดการที่ดีและเป็นระบบ โดยเริ่มตั้งแต่ การรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล  การประมวลผลข้อมูล  และการดูแลรักษาการจัดการสารสนเทศนั้นไม่ได้เน้นแค่เพียงเรื่องของเทคโนโลยีที่สำคัญไม่แพ้กัน คือกระบวนการทางธุรกิจและการปฏิบัติที่จะวางรากฐานการสร้างและการใช้งานสารสนเทศ รวมทั้งยังเกี่ยวพันถึงตัวสารสนเทศเองด้วย ไม่ว่าจะเป็น โครงสร้างของสารสนเทศ คำอธิบายข้อมูล คุณภาพของเนื้อหา ดังนั้น การจัดการสารสนเทศ จึงประกอบด้วย คน กระบวนการ เทคโนโลยี และเนื้อหา ซึ่งแต่ละหัวข้อต้องถูกระบุรายละเอียดให้ชัดเจน การจัดการสารสนเทศจึงจะประสบความสำเร็จ

บทบาทสารสนเทศกับสังคม

บทบาทสารสนเทศกับสังคม

                เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีเกี่ยวกับการจัดการและใช้ประโยชน์จากสารสนเทศด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์     เช่น ระบบลงทะเบียนเรียนของมหาวิทยาลัย ระบบตู้ ATM ระบบการจองตั๋วเครื่องบิน ระบบเครือข่ายต่างๆ ฯลฯ ทั้งยังรวมถึงเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์ และเทคโนโลยีด้านอิเล็กทรอนิกส์ สารสนเทศเป็นปัจจัยพื้นฐานที่มีบทบาทต่อการใช้ชีวิตของคนเราในปัจจุบันแม้กระทั่งในสังคมเอง ก็ขาดปัจจัยสิ่งเรานี้ไม่ได้เลย ทุกวันนี้สารสนเทศเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นการนำมาใช้ในรูปแบบเทคโนโลยี สารสนเทศจึงทำให้มีผลต่อการดำรงชีวิต ปลายศตวรรษที่ 20 โลกได้เข้าสู่ยุคของการปฎิวัติด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานอย่างกว้างขวาง ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของยุคแห่งข้อมูลข่าวสาร ในปัจจุบันนวัตกรรมใหม่ๆที่เกิดขึ้นทำให้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารได้รับการพัฒนาให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นและมีขนาดเล็กลง หรือที่เรียก นาโนเทคโนโลยี และจะเพิ่มขึ้นเรื่อยหากเราตามเทคโนโลยี จะรู้ได้เลยว่ามันไม่มีที่สิ้นสุดแน่นอน เทคโนโลยีพวกนี้ ได้กลายเป็นนวัตกรรมใหม่ๆให้กับคนรุ่นใหม่ได้ใช้ ได้ทดลอง หากแต่มองย้อนกลับไปในสมัยก่อนหน้านั้น เทคโนโลยีพวกนี้จะไม่ทันสมัยได้เท่านี้มาก่อนเลย ในภาวะปัจจุบันนั้นสารสนเทศได้กลายเป็นปัจจัยพื้นฐานปัจจัยที่ห้าของคนส่วนใหญ่ มนุษย์นั้นจะขาดการติดต่อสื่อสารไม่ได้เลยในการดำรงชีวิต จากสมัยก่อนนั้นเราไม่มีเทคโนโลยีเราก็อยู่ได้ ไม่มีโทรศัพท์ใช้ เราก็ยังดำเนินชีวิตไปได้ตามปกติ แต่ถ้าเทียบกับตอนนี้แล้วมันต่างกันมาก ต่างกันโดยสิ้นเชิง นับวันเทคโนโลยีพวกนี้จะเล็กลงเรื่อย เพื่อเป็นการดึงดูดลูกค้า จกเครื่องใหญ่ๆก็ทำปรับโฉมให้เล็กลง เพิ่มลูกเล่นเข้าไปในลูกได้ได้สัมผัส เพื่อดึงดูดความสนใจของลูกค้า

                นั่นจึงเป็นเป็นเหตุผลที่ว่าสังคมต่างๆในโลก ต่างจะต้องเข้าสู่สังคมสารสนเทศแบบเต็มตัวอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เลย ไม่เร็วก็ช้า เทคโนโลยีสารสนเทศคือ เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดหา วิเคราะห์ ประมวล จัดการจัดเก็บ เรียกใช้หรือเรียกเปลี่ยน และเผยแพร่สารสนเทศ ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของรูป เสียง ตัวอักษร หรือภาพเคลื่อนไหว สมัยหากเราจะติดต่อสื่อสารกันนั้น ไม่จำเป็นต้องเห็นหน้าโดยการโทรผ่านโทรศัพท์ก็เห็นหน้ากันได้แล้ว ไม่ว่าจะอยู่ใกล้หรือไกล ก็ติดต่อสื่อสารกันได้ จะออกมาในรูปแบบของเสียง ตัวอีกษรที่เราพิมพ์ถามกันไปมา นอกจากการเป็นเทคโนโลยีที่ไม่ทำลายธรรมชาติหรือสร้างมลภาวะในตัวของมันเอง

                1.การลดต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย

                2. การเพิ่มคุณภาพของงาน

                3.การสร้างกระบวนการหรืกรรมวิธีใหม่ๆ

                4. การสร้างผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ๆขึ้น

ด้านการศึกษา การจัดการเรียนการสอนในปัจจุบันมุ่งเน้นผู้เรียนเป็นศูนย์กลาง ผู้เรียนได้ศึกษาค้นคว้าด้วยตนเองอส่งผลให้สารสนเทศมีความสำคัญต่อการเรียนการสอนในทุกระดับการศึกษา

ด้านสังคม  สารสนเทศช่วยพัฒนาสติปัญญาของมนุษย์ ช่วยพัฒนาบุคลิกภาพส่วนบุคคลให้อยู่ร่วมกับผู้อื่นได้อย่างมีความสุข ช่วยขยายโลกทัศน์

 ด้านเศรษฐกิจ  สารสนเทศมีความสำคัญในการขับเคลื่อนเศรษฐกิจยุคใหม่ที่เรียกว่า เศรษฐกิจบนฐานความรู้  ให้ความสำคัญกับ “การจัดการความรู้” เพราะสารสนเทศช่วยประหยัดเวลาในการผลิต ลดขั้นตอนการลองผิดลองถูก ได้ตามความต้องการของตลาด

ด้านวัฒนธรรม สารสนเทศเป็นรากฐานที่จำเป็นสำหรับความก้าวหน้าของอารยธรรม สารสนเทศช่วยสืบทอด ค่านิยม ทัศนคติ ศิลปะ และวัฒนธรรม ที่เป็นเอกลักษณ์อันดีงามของชาติ ก่อให้เกิดความภาคภูมิใจ ความสามัคคี ความมั่นคงในชาติ

                เทคโนโลยีนั้นมีบทบาทต่อสังคมและมนุษย์เป็นอย่างมากเลยก็ว่าได้ถ้าหากเราได้เรียนรู้ ได้สัมผัสเป็นบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนาไม่ว่าจะเป็นประเทศที่กำลังพัฒนา หรือประเทศที่พัฒนาแล้ว สารสนเทศนี้ก็จะเจาะลึกเข้าไปถึงที่ เพื่อได้เป็นศูนย์เครือข่ายที่ใช้ในการติดต่อสื่อสาร ไม่ใช่แค่ติดต่อสื่อสารเท่านั้น เทคโนโลยีสามารถทำอะไรได้เยอะกว่าที่เราคิด และยังเป็นการพัฒนาด้านอุตสาหกรรมด้วย เพราะสมัยนี้เราได้ทำการติดต่อกับเครือข่ายต่างประเทศ บางครั้งเราก็ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปพูดคุยด้วยตัวเอง โดยทำการติดต่อสื่อสารผ่านช่องทางอินเตอร์เน็ต โดยสารมารถพูดคุยแลกเปลี่ยนเหมือนกับที่เราเห็นหน้าจริงๆ

                เทคโนโลยีสารสนเทศนั้นจะมีผลกระทบต่อสังคมมากน้อยเพียงใดย่อมขึ้นอยู่กับว่ามนุษย์จะเลือกใช้มันอย่างไร ในโลกปัจจุบันแรงผลักดันด้านเศรษฐกิจมักจะมีบทบาทสูง ในการกำหนดทิศทางของเทคโนโลยี และยังเป็นบทบาทต่อทุกสายอาชีพในสายการงานทั้งนั้น โดยต้องพึ่งเทคโนโลยีในการสื่อสารกับสังคมหรือกับเพื่อนร่วมงานด้วยกัน นับว่าเป็นปัจจัยหลักๆที่คนทั่วๆจะขาดไม่ได้เลย ทุกวันนี้สารสนเทศ เทคโนโลยีมีมากขึ้นเรื่อยๆจนเราเองนั้นตามไม่ทันแล้ว

บทบาทเทศโนโลยีกับการศึกษา

               ขณะนี้เกือบทุกประเทศทั่วโลกให้ความสำคัญกับระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในการพัฒนาคุณภาพประชาชนโดยเน้นที่การศึกษา ทุกโรงเรียนจะต้องมีคอมพิวเตอร์อย่างน้อยหนึ่งเครื่องต่อนักเรียนห้าคนและทุกห้องเรียนต้องมีคอมพิวเตอร์ที่ต่ออินเตอร์เน็ตอย่างน้อยเครื่องหนึ่งต่อนักเรียนห้าคนคอมพิวเตอร์ต้องต่ออินเตอร์เน็ตโดยเน้นเรื่องการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการเรียนรู้เป็นระบบกลางที่มีราคาถูกเพื่อการส่งเสริมการเรียนรู้ของประชาชนแหล่งการเรียนรู้ให้ศึกษาค้นคว้า มีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อส่งทอดความรู้ มีเครือข่ายคอมพิวเตอร์ให้เข้าถึงความรู้ และรู้จักวิธีแสวงหาความรู้ เขาก็จะเป็นผู้เรียนรู้ด้วยตนเองตลอดชีวิต  ความคิดนี้ได้ก้าวไปอีกขั้นหนึ่งสู่ความคิดที่ว่า ถ้าช่วยกันทำให้ทุกส่วนของสังคมมีส่วนร่วมสนับสนุน สังคมก็จะเป็น สังคมแห่งการเรียนรู้เพราะทุกฝ่ายเป็นทั้งผู้ให้และผู้รับไปพร้อมกัน ความรู้แห่งการเรียนรู้เริ่มเป็นที่กล่าวถึงและยอมรับกันอย่างกว้างขวางว่าเป็นความจำเป็นต่อการพัฒนาประเทศอย่างยิ่ง และทุกวันนี้เด็กส่วนมากก็มีเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นส่วนตัวกันแล้ว

เทคโนโลยีสารสนเทศกับผู้พิการ

                สำหรับผู้พิการนั้นในการเรียนก็ไม่น้อยหน้ากว่าคนธรรมดา โดยจะจัดให้เรียนเหมือนกันทั่วไป ซึ่งจะไม่แยกเพราะข่าวสารสนเทศที่ได้มานั้นก็ไม่ต่างอะไรกันมาก แต่คนผู้การนั้นจะเน้นไปทางเสียง รูปภาพเพื่อสื่อสารให้เขาได้เข้าใจในมุมๆนั้นด้วย ผู้พิการก็ได้จะรู้ถึงเทคโนโลยีที่เข้ามาถึงตัวได้เอง ได้สัมผัสได้เรียนรู้ เป็นการฝึกปฏิบัติ ทำให้เหมือนจริงทุกอย่างโดยจะไม่แยกกัน

เทคโนโลยีที่เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของคนเรา

                คนเราจะต้องการเครื่องมือที่มีความสามารถหลากหลายและพกพาสะดวกขึ้น เช่น สมาร์ทโฟนต่างๆ  ที่นอกจากจะใช้โทรศัพท์ได้ตามคุณสมบัติการใช้งานปกติ ยังสามารถใช้ถ่ายภาพ ถ่ายวีดิโอ ตัดต่อ เข้าอินเตอร์เน็ต หรืองานใดๆตามที่โปรแกรมในเครื่องมี สมาร์ทโฟนที่เป็นที่นิยมในปัจจุบันเช่น iPhone, Samsung Galaxy Note เป็นต้น

                ระบบเครือข่ายต่างๆจะพัฒนาให้เข้าถึงกันได้ง่ายและกว้างขวางขึ้น เช่นระบบไร้สาย(wireless) ที่ทำให้เข้าถึงเครือข่ายได้โดยใช้คลื่น, การพัฒนา protocol ที่เสถียรกับการเชื่อมต่อมากขึ้น, การควบคุมกระแสของข้อมูลให้ดีขึ้นโดยใช้ระบบ SDN(Software-defined Network) เป็นต้น

                เกิดความเสื่อมถอยทางวัฒนธรรม เพราะสามารถใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างอิสระ ทำให้บางครั้งผู้ใช้ขาดการยั้งคิดพิจารณาถึงความเหมาะสม เช่น การใช้ข้อความหยาบคาย เป็นต้น ทั้งนี้เว็บไซต์ต่างๆก็จะมีมาตรการจัดการต่างกันไป เช่น จำกัดกลุ่มผู้ใช้โดยการสมัครสมาชิกเว็บไซต์ ,หากมีความคิดเห็นได้ไม่เหมาะสมก็แจ้งเว็บมาสเตอร์ให้ลบทิ้งได้ เป็นต้น

                มีแฮ็คเกอร์เจาะเข้าระบบของบริษัทหรือองค์กรเพื่อนำข้อมูลไปใช้กระทำผิดกฎหมาย หรือมีมิจฉาชีพใช้ช่องทางในอินเตอร์เน็ตสวมรอยไปหลอกลวงผู้บริโภค เช่นช่องทางจากการขายสินค้าทางอินเตอร์เน็ต โดยปัญหาต่างๆอาจแก้ได้เป็นกรณีไปขึ้นกับระดับของปัญหานั้นๆ

สรุป

                บทบาทสารสนเทศกับสังคม  และเทคโนโลยีสารสนเทศล้วนมีบทบาททำให้คนเรามีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้นมีบทบาทในด้านเศรษฐกิจโดยสามารถนำมาประยุกต์ใช้ประโยชน์และเพิ่มขีดสามารถในการแข่งขันทั้งภาครัฐและเอกชนก็ว่ากัน การผลิตและบริการ  ทั้งยังเปิดโอกาสในด้านต่างๆสามารถต่อต่อสื่อสารได้หลายช่องทางหากเรามีเทคโนโลยีมาช่วย มีอินเตอร์เน็ต ทั้งนี้ การใช้สารสนเทศควรเป็นไปด้วยจริยธรรม ใช้ตามความเหมาะสมให้ถูกกาลเทศะ ไม่สร้างความเดือดร้อนต่อตนเองและผู้อื่น เพื่อคุณภาพชีวิตที่ดียิ่งขึ้นสืบไป เทคโนโลยีจะไม่หยุดอยู่เพียงเท่านี้ จะมีการปรับโฉมเพื่อปรับเปลี่ยนไปเรื่อยๆเพื่อให้คนได้ตามยุดทันสมัยไม่น้อยหย้ากว่าประเทศอื่นๆ